Skúsenosti projektového manažéra alebo ako zostaviť štruktúru projektu

30. októbra 2017
skúsenosti-projektového-manažéra-projektové-riadenie

V článku “Skúsenosti projektového manažéra” sa zaoberám iba jedinou činnosťou, ktorá súvisí s plánovaním projektov, a to zostavením jeho štruktúry. Rada by som sa podelila o skúsenosti zo zostavenia „pracovného postupu“ (štruktúry projektu) v špecifickej oblasti, a tou je implementácia softvéru.

 

“… najzákladnejším kľúčom k úspechu je niečomu veriť, mať nejakú predstavu.
Akýkoľvek sen, ktorý nosíte v hlave, môžete premeniť  na skutočnosť.” 

Linda Bradford Raschke

 

 

 

Skúsenosti projektového manažéra
alebo ako zostaviť štruktúru projektu

 

Ako projektový manažér často stojím pred problémom, ako zostaviť postup takým spôsobom, aby na seba jednotlivé etapy projektu správne nadväzovali a zároveň, aby tie etapy, ktoré môžu bežať súbežne, na seba zbytočne nečakali.

Nesmiem pritom stratiť prehľad o štruktúre a zaistiť kontrolovateľnosť priebehu projektu.  Rada by som sa s vami podelila o praktické skúsenosti.

 

Príklad

Predpokladajme, že sa jedná o dodávku softvéru (ale pokojne sa môže jednať o nejaké zariadenie, výrobnú linku, stroj na zákazku…), pri ktorom je najskôr potrebná práca vývojárov, prípadne konštruktérov. Na ňu by mala nadväzovať etapa implementácie u zákazníka a až potom alebo súčasne by malo prebehnúť nasadenie v reálnej prevádzke.

Čo vieme o „projektoch“?

Že sa jedná o aktivitu obmedzenú v čase (má začiatok a koniec), realizovanú iba jedenkrát bez opakovania so značným množstvom špeciálnych charakteristických rysov, ku ktorým patrí:

  • výsledok musí slúžiť účelu presne určenému zadávateľom projektu,
  • úspech projektu pri jeho štarte nie je zrejmý (vždy je nutné počítať s rizikami),
  • trvanie projektu je časovo obmedzené,
  • činnosti projektu obvykle nie sú rutinné,
  • prostriedky pre realizáciu projektu sú limitované,
  • projekt má jasne definovaný cieľ.

 

Nechcem sa zaoberať definovaním toho, čo je „projekt“ a aké má úskalia. Mám skromnejší cieľ, aj keď veľmi dôležitý, a to ukázať postup návrhu štruktúry projektu.  Ako teda postupujem?

 

Ako začať?

V prvotnej fáze, kedy si najprv zostavujem zoznam činností, ktoré je nutné realizovať, nie je potreba sa zaťažovať ako kapacitami, tak časovým obmedzením. Tu je nutné nezabudnúť na kontrolné etapy a z toho vyplývajúci priestor na vysporiadanie sa s požiadavkami, ktoré z testov môžu vyplynúť. Činnosti volím tak podrobne, aby som projekt neskomplikovala množstvom zbytočne detailných úloh. Ale zároveň aby som v budúcnosti nestratila prehľad o jeho plnení. Skúsenosti projektového manažéra

Jedným z faktorov, ktorý je pri rozhodovaní potrebné zvážiť je, či a na akej úrovni chcem  jednotlivé úlohy, resp. činnosti, vyhodnocovať samostatne. Jednotlivé činnosti zoradím logicky tak, ako pôjdu po sebe, t.j. stanovím si väzby medzi jednotlivými etapami projektu. A tie, ktoré majú podobný charakter, „zabalím“ do jednej nadradenej etapy (napríklad programové úpravy). Až v takto stanovenom postupe môžem začať nastavovať doby trvania, kde je potrebné brať do úvahy v našom prípade skutočnú prácnosť s ohľadom na kapacity ľudských zdrojov.

V iných odvetviach by zároveň mohli vstupovať ďalšie parametre, ako sú stavy na sklade, vyťaženosť výroby, nakupovanie služieb, resp. kooperácie. Ďalej je potrebné sa zamyslieť, či je možné niektoré etapy projektu skrátiť tak, aby bol dosiahnutý čo najlepší termín plnenia.

Ako praktickú ukážku som zvolila subtilný projekt so zameraním na implementáciu softvérových prác. Pre jednoduchosť budem predpokladať, že analýza požiadaviek zadávateľa už prebehla a mám jasne stanovené zadanie. Všeobecne s menšími úpravami je štruktúra iste aplikovateľná aj v iných oboroch.

 

Etapy projektu

Najskôr si stanovím základné etapy projektu, zatiaľ bez nadväzností etáp a časovej náročnosti:

  • základné nastavenie systému,
  • konštrukčná, vývojová časť,
  • implementácia,
  • uvedenie do prevádzky.

Ukážka štruktúry projektu, kde vývojové fázy a ich implementácia sú zastrešené jednou etapou projektu (3 a 4):

 

skúsenosti projektového manažéra 1

 

Skúsenosti projektového manažéra

Pri etapách 3 a 4 „Vývoj a implementácia časti systému A“ a „Vývoj a implementácia časti systému B“ predpokladám ďalší detailnejší rozpad. Už teraz v takomto „surovom stave“ si môžem nastaviť väzby medzi hlavnými etapami s tým, že ich predpokladanú náročnosť je možné určiť až po zostavení podrobných plánov jednotlivých etáp projektu. T.j. začínam od hrubej štruktúry až po naplánovanie práce pre jednotlivých pracovníkov či iné zdroje.

Viem, že etapy 3 a 4 môžu začať hneď, ako sa projekt spustí, pretože začíname s vývojom a prispôsobením softvéru, ale etapy 5 a 6 musia nasledovať až v okamihu, keď je všetko u zákazníka nasadené.

Nie je možné implementovať niečo, čo ešte nie je vyvinuté, prípadne uviesť do prevádzky, ak nie je naimplementované. Z toho vyplýva, že štart ostrej prevádzky a rovnako tak asistencia v dobe nábehu v rutinnej prevádzke môžu začať, až keď skončia obe etapy 3 a 4.

Po predchádzajúcich úvahách môžem nastaviť väzby medzi jednotlivými etapami projektu –  viď nasledujúci obrázok:

 

skúsenosti projektového manažéra 2

 

Vysvetlivky:

SS (štart-štart) … začiatok daného prvku závisí na plánovanom začiatku predchodcu,
FS (finál-štart) … začiatok daného prvku závisí na plánovanom ukončení predchodcu,
číslice znamenajú posunutie od štartu, prípadne konca etapy, na ktorú je etapa naviazaná a väzbu na číslo riadku. Napr. 3FS + 2 d teda znamená väzbu na riadok 3 „Vývoj a Implementácia časti systému A“, začiatok etapy je posunutý 2 dni po ukončení tejto etapy.

 

Rovnako pokračujem pri plánovaní jednotlivých etáp – teda rozpad etapy 3 a 4 (Vývoj a implementácie časti systému…) na čiastkové podúlohy. Celé naplánovanie projektu potom môže vypadať takto (KLIKNI na obrázok):

 

Skúsenosti projektového manažéra

 

… rôzne vplyvy

Samozrejme v prepracovanosti štruktúry projektu sa musí prejaviť tiež veľkosť realizačného tímu. Inak budem pripravovať projekt pre jedného či dvoch pracovníkov a inak pre viac tímov, ktoré spolu musia spolupracovať a  ich práce musia na seba nadväzovať.

Všeobecne možno povedať, že čím dôslednejšie si projekt naplánujeme a pripravíme, tým viac znižujeme riziko neželaných prekvapení a odchýlok. Zároveň zvyšujeme šancu, že všetko prebehne tak, ako má – podľa plánu.

Ako som už spomínala vyššie, môže byť ale štruktúra projektu, ak ho chápeme komplexne, veľmi zložitá. Naplánovať vopred všetky činnosti sa môže javiť ako veľmi prácny proces. V tejto súvislosti sa mi v praxi osvedčila funkcionalita tzv. šablón.

Hoci je každý projekt jedinečný, môžem si preddefinovať typy projektov podľa spôsobu použitia tak, že v sebe zahrňujú (nielen) činnosti a ich väzby. Šablónu potom použijem ako vzor s tým, že si konkrétny projekt upravím podľa skutočných požiadaviek.

Je jasné, že projekt, chápaný v takomto komplexnom meradle, môže dosiahnuť vysokú úroveň zložitosti a rozsahu zahrnutých činností.  Riadenie takéhoto projektu môže byť preto náročný proces, ktorý si vyžaduje dostatočnú metodickú prípravu, optimalizáciu a harmonizáciu priebehu firemných procesov, ako aj dostatočnú kvalifikáciu a skúsenosti projektového manažéra. V nemalej miere tu môže napomôcť aj voľba vhodného softvérového prostriedku. Ten sa stane základným pracovným nástrojom projektových manažérov.

 

Záver

Vhodne zvolený softvérový prostriedok by mal zabezpečiť napríklad poskytnutie účinných kontrolných mechanizmov, odbremenenie od rutinných a opakovane vykonávaných administratívnych prác, efektívnu správu projektovej dokumentácie a mnohé iné prínosy.

 


RNDr. Wolfová Jitka
Riaditeľka firmy Vision SK s.r.o.
jwolfova@vision.cz
+420 605 200 860

 

 

Poznámka:
Na simuláciu príkladu bola použitá evidencia projektov softvérového produktu ERP Vision32 od firmy Vision SK s.r.o.

 

 

Ako sa stať profesionálom? 

Hľadáte RÝCHLE riešenie?
Odporúčame anglicko-slovenskú knihu Projektové myslenie (PTBOK Guide).

Hľadáte KOMPLEXNÉ a TRVÁCNE riešenie?
Odporúčame manažérsky tréningový program Akadémia projektového manažmentu.

Hľadáte INÉ riešenie?
Kontaktujte nás, poradíme Vám:
vsetecka@garantpp.sk
+421 905 800 885