Kancelária riadenia projektov (PMO) – prečo ju zriadiť a ako na to?

1. júna 2016

Zriadenie Kancelárie riadenia projektov (angl. Project Management Office, PMO) je organizačná zmena ako každá iná, preto k nej treba aj tak pristupovať. Čo znamená zavedenie PMO a čo je potrebné vykonať? Aké úlohy kancelária PMO plní a prečo sa oplatí ju zriediť?
Odpovede na uvedené otázky nájdete v odbornom článku, ktorý zverejnila slovenská pobočka medzinárodnej asociácie projektového manažmentu PMI Slovak Chapter (Project Management Institute) pod názvom: Ako úspešne zriadiť projektovú kanceláriu. .

.

Obsah

1. Zriadenie PMO 
2. Poslanie a hlavné úlohy PMO
3. Očakávané prínosy PMO
4. Faktory úspechu zavádzania

Organizácie, ktoré siahnu po PMO, tým automaticky spúšťajú aj nerutinnú, časovo ohraničenú aktivitu, čiže projekt, a preto musí byť postup pri zavádzaní PMO obdobný ako pri iných projektoch: najskôr treba zanalyzovať jestvujúcu situáciu, následne na podklade zistení navrhnúť vhodné riešenie a nakoniec ho implementovať a uviesť do života. Dôležitá je nielen potreba, ale aj akceptácia PMO, preto sa musia do procesu zapojiť čo najskôr všetky dotknuté strany. Tiež je nevyhnutné obsah PMO a formu jeho zavádzania prispôsobiť potrebám a kultúre organizácie, v ktorej k tejto zásadnej zmene dochádza. 

.

1. Zriadenie PMO 

Keďže v prvom rade treba brať do úvahy vyspelosť organizácie ohľadom projektového riadenia, neexistuje jeden paušálny návod, ako pri implementácii PMO postupovať, hoci možno definovať spoločné prvky, ktoré treba mať pri zavádzaní na pamäti.

Sú to tieto:

  • analýzy existujúceho stavu,
  • okamžité opatrenia na rýchle zlepšenie stavu,
  • definovanie štruktúry PMO,
  • implementácia,
  • prežitie (preukázať pridanú hodnotu, ale aj udržať podporu manažmentu, kľúčových ľudí v organizácii a organizačnej kultúry).

 

2. Poslanie a hlavné úlohy PMO 

Poslanie PMO treba primárne harmonizovať so zámermi a kultúrou organizácie, v ktorej pôsobí. Medzi jej najčastejšie úlohy patria:

  • Líniové zastrešenie projektových manažérov ako projektového zdroja;
  • Podpora projektových vedomostí a výmena skúseností, tvorba znalostnej databázy;
  • Plánovanie kariérneho rastu projektových manažérov a príprava potrebných školení;
  • Príprava a manažment podporných nástrojov riadenia projektu (šablóny, dokumenty, reporty, IT infraštruktúra);
  • Manažérska podpora projektov a projektových manažérov vrátane koučovania a mentoringu;
  • Príprava podkladov pre rozhodovanie, poradenstvo a projektový audit;
  • Príprava a správa projektovej metodiky a vlastníctvo projektových procesov;
  • Zabezpečenie kvality na projektoch;
  • Benchmarking (porovnávanie s inými) projektových kompetencií organizácie a ich rozvoj;
  • Projektový marketing;
  • Správa databázy projektov;
  • Podpora práce projektovej rady (výboru na riadenie projektov);
  • Koordinácia komunikácie a správa projektového portfólia;
  • Centrálna podpora manažmentu rizika a manažmentu zmeny;
  • Projektový controlling a reporting (podávanie súhrnných hlásení).

 

3. Očakávané prínosy PMO 

Ak je projektové riadenie zladené s organizačnou kultúrou a procesmi, prináša organizácii nemalý prospech, pretože:

  • Stratégia sa realizuje opakovateľnými, štandardnými a spoľahlivými procesmi;
  • Elimináciou a preklenutím organizačných bariér dochádza k integrácii úsilia a lepšej spolupráci i komunikácii;
  • Učiaca sa, projektovo orientovaná organizácia dokáže nachádzať netradičné možnosti, predstaviť nové produkty a budovať znalostnú databázu.

 

4. Faktory úspechu zavádzania PMO 

Dôležité faktory úspechu zavádzania PMO do organizácie sú najmä:

  • Presná analýza nedostatkov projektového riadenia v organizácii;
  • Úplná analýza dotknutých strán;
  • Jasne zadefinované rozhranie medzi projektovými a líniovými úlohami;
  • Primeraný rozsah prvotných úloh a zodpovedností PMO;
  • Sledovanie a dokumentácia vývoja vyspelosti projektového riadenia;
  • Rýchle dosiahnutie čiastkových úspechov (tzv. Quick Wins);
  • Podpora vedenia, ktoré otvorene komunikuje mandát PMO a jasné pravidlá ohľadom projektového riadenia (angl. Project Governance);
  • Zavádzanie PMO ako súčasti organizačnej zmeny a zmeny manažérskej filozofie formou riadneho projektu.

 

Text článku bol prevzatý z PMI_SK_Newsletter_May_2016
____________________
Stiahnite si plné znenie:
PDF – PMI_SK_Newsletter_May_2016 – stránka 8–10 Ako úspešne zriadiť projektovú kanceláriu
____________________
Ochranné známky a autorské práva

PMI® je registrovaná ochranná známka Project Management Institute, USA.