Zadanie projektu Logický rámec (zadanie na A4)

23. júna 2018
Zadanie projektu Logický rámec

Jednoduchý textový dokument vo forme tabuľky, ktorý popisuje logické väzby medzi cieľmi, podmienkami ich dosiahnutia, spôsobom merania ich dosiahnutia, potrebným časom a prostriedkami na ich dosiahnutie. Ďalší, veľmi praktický námet na zadanie projektu na A4. Čítajte ďalej v článku Zadanie projektu Logický rámec a sami budete prekvapení…

 

 

 

 

Zadanie projektu Logický rámec
(zadanie na A4)

 

Čo to je Logický rámec?

Logický rámec (angl. LogFrame – Logical Framework) je hlavná súčasť metódy riadenia projektového cyklu (PCM – Project Cycle Management). Metóda PCM bola vyvinutá v USA a následné prevzatá Európskou komisiou na plánovanie a riadenie grantových projektov.

Logicky rámec je analytický proces a súbor nástrojov, ktoré umožňujú navrhnúť a usporiadať základne charakteristiky projektu vo vzájomných súvislostiach. Výstupom je Matica logického rámca.

Matica logického rámca (angl. LogFrame Matrix)  je textový dokument vo forme tabuľky, ktorý popisuje logické väzby medzi cieľmi, podmienkami ich dosiahnutia, spôsobom merania ich dosiahnutia, potrebným časom a prostriedkami na ich dosiahnutie (obrázok 1).

V súlade s princípom projektového myslenia obsahuje Matica logického rámca všetky prvky projektového trojuholníka Δ, pričom hlavný dôraz je zameraný na previazanosť hierarchie cieľov a ich merateľnosť.

Poznámka: anglické slovo „matrix“ je možné tiež preložiť ako tabuľka.

 Zadanie projektu Logický rámec

Na čo slúži Logický rámec?

Matica logického rámca sa využíva na stručný a prehľadný popis projektu v jednej tabuľke. Slúži najmä ako nástroj celostného riadenia projektu vo vzájomných súvislostiach. Využíva sa pri plánovaní projektu, pri jeho riadení a vyhodnocovaní. Vzhľadom na uvádzanie merateľnosti cieľov je vhodná ako zadanie projektu.

 Zadanie projektu Logický rámec

V matici logického rámca sa využívajú nasledujúce pojmy s týmto významom:

  • CELKOVÝ CIEĽ (angl. Overall Objective) vyjadruje, ako projekt prispieva k naplneniu cieľov programu a vyjadruje sa želaným vplyvom (dopadom).
  • URČENIE (angl. Purpose) predstavuje priamy prínos pre cieľové zúčastnené strany a vyjadruje sa ako dôsledok používania výsledkov.
  • VÝSLEDKY (angl. Results) sú hmotné alebo nehmotné produkty dodané v rámci projektu.
  • AKTIVITY (angl. Activities) sú hlavné úlohy, ktoré musia byť vykonané, aby mohli byť dodané požadované výsledky.

 

zadanie projektu logický rámec

 

zadanie projektu logický rámec 2

Obrázok 1: Princíp zostrojenia matice logického rámca

 

Zdroj: PCM – Project Cycle Management Guidelines.pdf

 Zadanie projektu Logický rámec

 

Zadanie projektu Logický rámec (zadanie na A4)
prispôsobené štandardu IPMA®

Tvorcovia metódy logického rámca umožňujú prispôsobovanie matice logického rámca podľa potreby užívateľov. Je povolené napr. pridávať alebo odoberať riadky a stĺpce alebo maticu (tabuľku) iným spôsobom modifikovať.

Úprava Matice logického rámca na terminológiu IPMA je zobrazená na obrázku 2.

 

zadanie projektu logický rámec 3

Obrázok 2: Matica logického rámca s použitím terminológie IPMA
© 2017 Všetečka, podľa knihy Projektové myslenie www.ptbok.com

 

Matica logického rámca vytvára úvodný dokument, ktorým manažér projektu preukazuje, že má projekt premyslený. Vysokou pridanou hodnotou a odlišnosťou od iných typov zadaní projektu je najmä merateľnosť (overiteľnosť) dosiahnutých cieľov.

Vysvetlenie použitých pojmov podľa štandardu IPMA:

  • ÚČEL PROJEKTU (angl. Project Goal) je meraný ako dlhodobý PRÍNOS (angl. Benefit) pre investora (po splnení CIEĽA projektu).
  • CIEĽ PROJEKTU (angl. Project Objective) je meraný dodaním všetkých výstupov projektu (v plnom rozsahu, načas, v dohodnutom rozpočte).
  • VÝSTUPY PROJEKTU (angl. Project Deliverables) sú hmotné alebo nehmotné produkty zhotovené na dosiahnutie cieľa.
  • ETAPY/HLAVNÉ ÚLOHY (angl. Stages/Main Tasks) sa skladajú z pracovných balíkov, ktoré sú potrebné na zhotovenie a dodanie výstupov projektu.

 

 

Návod na použitie Matice logického rámca (podľa IPMA®)

Maticu logického rámca je možné využiť pri príprave projektu. Po spustení projektu sa stane hlavným plánovacím a riadiacim dokumentom projektu.

 

Návrh možných krokov:

  1. Vytvoriť návrhový tím projektu a zvolať jedno alebo niekoľko otváracích stretnutí (angl. Start-up Workshop) s cieľom zhrnúť potrebné informácie a zosúladiť očakávania zúčastnených strán od budúceho projektu.
  2. Ujasniť si, z akých polí sa má Matica logického rámca skladať. Ak je už Matica logického rámca v organizácii používaná (štandardizovaná), využiť ju. Odporúča sa prekresliť ju na veľký flipchartový papier, aby bola dobre viditeľná pre všetkých členov tímu.
  3. Využiť lepiace bločky a pod vedením vedúceho tímu postupne zjednotiť názor na jednotlivé aspekty pripravovaného projektu, ako sú:

ÚČEL/PRÍNOS – dôvod, prečo sa projekt robí, čo sa má projektom vyriešiť? Aké merateľné parametre dosiahnutia účelu/prínosu budeme po projekte merať? Kde bude možné informácie získať?

CIEĽ – čo má byť v rámci projektu dodané/zhotovené? Ako budeme splnenie cieľa merať a kde bude možné informácie získať?

VÝSTUPY – čo má byť dodané na konci jednotlivých etáp projektu? Podľa akých preberacích kritérií budeme dodanie výstupov merať a kde bude možné informácie o prevzatí výstupov získať?

ETAPY/HLAVNÉ ÚLOHY – aké hlavné časové celky projektu musia byť vykonané, aby boli dodané všetky požadované výstupy projektu?

MÍĽNIKY – aké sú dátumy začatia a ukončenia etáp/hlavných úloh projektu?

PROSTRIEDKY – aké prostriedky (ľudia, materiál, infraštruktúry a financie) sú potrebné na vykonanie etáp/hlavných úloh projektu?

PREDPOKLADY – čo musí nastať, aby mohli byť realizované jednotlivé etapy projektu, aby boli dodané všetky výstupy projektu, aby bol splnený cieľ projektu a aby projekt priniesol želaný prínos?

  1. Odpovede na vyššie uvedené aspekty sa postupne vpisujú na papieriky, lepia sa na papier a tak vytvoria logické väzby budúceho projektu (logický rámec).
  2. Matica logického rámca sa vypisuje zhora nadol a následne kontrolu zdola nahor.
  3. Matica logického rámca v tomto formáte môže byť pripravená na prezentovanie pred kompetentným orgánom, ktorý bude rozhodovať o spustení/nespustení projektu. Manažér, ktorý bude prezentovať informácie vpísané v matici logického rámca demonštruje, že má projekt premyslený a pripravený na schválenie.
  4. Následne môže byť Matica logického rámca prepísaná na formát A4 (veľmi praktický rozmer pre denné použitie), alebo vpísaná do upraveného softvérového nástroja. Tým sa stáva súčasťou projektovej dokumentácie.
  5. Je vhodné, aby ako člen vyššie uvedeného návrhového tímu pracoval aj budúci manažér projektu. Dokument Matica logického rámca sa následne stáva Zadaním projektu, ktoré má manažér projektu so svojim tímom naplniť.

 

Matica logického rámca pre projektové riadenie

Vaša Matica logického rámca môže mať rôznu podobu. Pridávajte alebo uberajte riadky a stĺpce v dokumente tak, aby Vám dané informácie dávali zmysel. Aby nič nechýbalo a nič nebolo navyše. Následne ju zaveďte ako štandard do vašej organizácie.

Verte mi, ak začnete používať maticu logického rámca budete sami prekvapení, ako sa vám zjednoduší riadenie projektov. Len to začnite robiť.

Je možné, že narazíte na problém, ako maticu logického rámca správne vyplniť. To sa ale dá odstrániť tréningom. Na webe www.projektoveriadenie.sk budeme publikovať inštruktážne video. Ak chcete byť informovaní a zatiaľ ešte nedostávate emailové správy od nás, potom stačí ak zanecháte svoj email stiahnutím si eBooku na úvodnej stránke www.projektoveriadenie.sk. My vás formou emailových správ bude priebežne informovať o všetkých novinkách, vrátane spomínaného videa.

 

Na záver referencia nášho zákazníka

Pred časom som sa zastavil na kávu u Rada – nášho zákazníka. Rado je riaditeľ úseku vývoja a podpory v spoločnosti, ktorá sa zaoberá vývojom a implementáciou softvéru na riadenie leteckej prevádzky. Rado je absolventom nášho tréningového programu Akadémia projektového manažmentu a naše vzťahy prerástli z profesijných na kamarátske.

Okrem ukážky firemného testovacieho polygónu (v armádnej terminológii označenie pre výcvikové a testovacie zariadenie) mi ukázal aj informačný systém s maticou logického rámca. Pochválil sa, že po Akadémii projektového manažmentu zaviedol do praxe povinnosť vypracovania matice logického rámca na každý jeden projekt. V súčasnosti je vysoko spokojný s jej praktickým využitím, najmä z dôvodu logických väzieb, jednoznačného zadania a merateľnosti.

Mám radosť, že Rado patrí k tým absolventom, ktorí implementujú konkrétne poznatky z našich kurzov do praxe a sami vidia ich vysokú pridanú hodnotu a praktický prínos. Vyskúšajte to aj Vy.

 

 

Potrebujete pomôcť:  kontaktujte autora

 

Článok na stiahnutie (.pdf): Článok Zadanie projektu Logický rámec .pdf

Obdobný článok: Zadanie projektu Canvas

 

Autor

Petr Všetečka PTBOKdoc. Ing. Petr VŠETEČKA, PhD.
certifikovaný projektový manažér IPMA-B a PRINCE2 Foundation
autor knihy PROJEKTOVÉ MYSLENIE (PTBOK™ Guide, www.ptbok.com)
autor manažérskeho vzdelávacieho programu AKADÉMIA PROJEKTOVÉHO MANAŽMENTU
+421 905 800 995
vsetecka@garantpp.sk

 

 

Ako sa stať profesionálom? 

Hľadáte RÝCHLE riešenie?
Odporúčame anglicko-slovenskú knihu Projektové myslenie (PTBOK Guide).

Hľadáte KOMPLEXNÉ a TRVÁCNE riešenie?
Odporúčame manažérsky tréningový program Akadémia projektového manažmentu.

Hľadáte INÉ riešenie?
Kontaktujte nás, poradíme Vám:
vsetecka@garantpp.sk
+421 905 800 995

 

 

Obchodné známky a autorské práva

IPMA®, IPMA level D®, IPMA level C®, IPMA level B®, IPMA level A®, ICB® a logo IPMA sú registrované obchodné známky International Project Management Association.

PTBOK™ je ochranná známka publikácie „A Guide to the Project Thinking Body of Knowledge – Projektové myslenie, sprievodca súborom znalostí“. Vydavateľ publikácie je Petr Všetečka www.ptbok.com.

Ilustračný obrázok: https://pixabay.com/sk/